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内容証明郵便を出すための基礎知識

内容証明の書き方

内容証明の形式には一定の制約があります。ひとつでも間違えると、郵便局の窓口で受理されませんので気をつける必要があります。

• 用紙
  用紙の種類や大きさに特別の制限はありません。内容証明郵便専用のマス目が印刷された用紙が文房具点等で市販されていますので、それを利用することもできます。
• 表題
  表題は書いても書かなくてもかまいません。
• 内容文
  一番大切なことは、相手に伝えたい内容を過不足なく的確に、分かりやすく表現することです。季節の挨拶や、結び文句などは省略しましょう。
• 字数･行数
  

  ・縦書きの場合
  1行２０字（記号は1個を1字とします）以内、1枚２６行以内

  ・横書きの場合 [１．２．のいずれか]
  

  1. 1行１３字（記号は1個を1字とします）以内、１枚４０行以内
  2. 1行２６字（記号は1個を1字とします）以内、１枚２０行以内

• 文字
  使用できる文字は、かな（ひらがな、カタカナ）漢字、数字及び固有名称の英字に限られます。
• 数字
  算用数字（１２３）も漢数字（一二三､壱弐参）も使うことができます。半角全角に関係なく１個１字です。
• 記号
  記号は、一般に記号として使用されるものは使用できます。ただ、一般に記号として使用されるかどうかの判断は不明確ですので、特殊なものは避けたほうがよいでしょう。句読点、記号は1個1字として計算します。
  文中の順序を示す丸囲みやカッコつきの数字は、1字の記号として扱いますが、順序を示すものでない場合には２字として扱います。
  
• 年月日･住所･記名･押印
  文書の最後に、差出人の住所、氏名、相手方の住所氏名を記載します。差出人の氏名の捺印は必ずしも押す必要はありません。年表記は元号、西暦どちらでもかまいません。
• 用紙が複数になる場合
  文書が複数の用紙にまたがる場合、用紙と用紙がつながっていることを示すために、ホッチキスなどで綴じ、そのつなぎ目に契印を押します。この印は署名の下に押した印鑑を使用します。
• 必要な通数
  相手方に郵送する現物のほかに、郵便局保管用と自分保管用の謄本が必要です。合計３通が必要です。内容の同一性が問われるだけですので、１通作成後残りの２通はコピーしてもかまいません。また、手書きで書き写しても大丈夫です。カーボンでの複写も可能です。
• 送付できる通数
  １回の内容証明郵便で送付できる文書は１通に限られます。同じ相手に２通以上の文書を送付したいときには、それぞれ別の内容証明郵便として出す必要があります。
• 同封物
  送付する文書の他に同封物を入れることはできません。
• 封筒
  使用する封筒はどんなものでもかまいません。

郵便局での手順

内容証明郵便を取り扱っている郵便局であれば、どこの郵便局でもかまいません。
必ず「配達証明付で」と指定します。

封筒へは、受取人、差出人とも、本文に記載した住所、氏名と同一のものを書きます。記載方法は本文中の記載と同一にしなければなりません。
本文用紙は郵便局で証明を受けなければならないので、封を開けたまま郵便局へ持参します。

手続き時に「書留･配達記録郵便物受領証」が手渡されますので、「内容証明郵便の謄本」とともに大切に保管しておきます。

内容証明郵便が相手方に配達されてから２〜３日以内に、郵便局から差出人に対して内容証明郵便を配達したことと、その年月日を証明する「郵便物配達証明書」というハガキが送付されてきます。これも大切に保管しておきましょう。

• 謄本の閲覧請求
  内容証明郵便が郵便局に保存されているのは５年間です。差出人は、この５年間に限り、差出郵便局に「書留･配達記録郵便物受領証」を提示して、謄本の閲覧を請求できます。
• 謄本･配達証明を紛失した場合
  差出郵便局に「書留･配達記録郵便物受領証」を提示すれば、「内容証明郵便の謄本」を、５年間に限り交付してくれます。
  差出郵便局に「書留･配達記録郵便物受領証」を提示すれば、差出日から１年以内に限り「郵便物配達証明書」を請求できます。

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